Vereinfache den Rechnungsprozess in deinem Unternehmen

 

Das Unternehmertum bringt eine ganze Reihe von Verwaltungsarbeiten und Papierkram mit sich. Wenn du dich für diesen Artikel interessierst, kannst du wahrscheinlich ein Lied davon singen. Deswegen möchte ich dir hier erklären, wie du dir viel Aufwand sparen und den Rechnungsprozess deutlich vereinfachen kannst.

Angebot und Rechnung

Egal, wie sehr du für deine Geschäftsidee brennst, am Ende muss auch Umsatz herumkommen. Sonst gehört dein Unternehmen bald schon wieder der Vergangenheit an. Umsatz generierst du, indem du Menschen von deinen Produkten oder Dienstleistungen überzeugst und diese an sie verkaufst. Dafür musst du Angebote erstellen, sodass der Kunde die Konditionen kennt und sich für oder gegen dein Unternehmen entscheiden kann. Stimmt er dem Angebot zu, lieferst du die Ware oder vereinbarst einen Termin für die Erfüllung der Dienstleistung. Nach der Lieferung stellst du außerdem eine Rechnung aus. Diese wird dann vom Kunden im besten Fall fristgerecht beglichen.

Vermeide das Risiko von groben Fehlern

Viele Gründerinnen und Gründer erstellen Angebote und Rechnungen noch immer mithilfe von Textverarbeitungsprogrammen. Dieses Vorgehen ist aber enorm fehleranfällig. Schließlich können schon kleine Zahlendreher große Konsequenzen nach sich ziehen. Darüber hinaus erfüllt diese Form der Rechnungsstellung in der Regel nicht die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Alle Unternehmer in Deutschland sind jedoch verpflichtet, sich daran zu halten. Das gilt auch, wenn du freiberuflich tätig bist. Du solltest also eine Möglichkeit finden, die GoBD einzuhalten und zugleich deinen Rechnungsprozess weniger anfällig für Fehler zu machen. Das gelingt in der Regel mit einem Rechnungsprogramm. Dort kannst du Angebote und Rechnungen vorschriftsgemäß erstellen und die Software für dich rechnen lassen.

Die Vorteile eines Rechnungsprogramms

Seien wir ehrlich: Als Unternehmerin oder Unternehmer beschäftigst du dich lieber mit deinem Kerngeschäft, als dich ständig um die Buchhaltung zu kümmern. Da ist es besonders praktisch, wenn viele Prozesse automatisiert und softwaregestützt ablaufen. Natürlich kann dir das Rechnungsprogramm nicht alle Aufgaben abnehmen, aber es vereinfacht sie in vielen Bereichen deutlich.

Angebote erstellen

Wenn sich ein Kunde mit einer Anfrage bei dir meldet, schickst du ihm ein Angebot. Damit du dem Kunden gegenüber seriös auftreten kannst, solltest du ein paar Grundregeln dabei beachten. Zum Beispiel sollte unbedingt die Ware oder die Dienstleistung beschrieben werden. Auch die Menge, die Lieferzeit und der Preis gehören auf ein Angebot. Eines der vielen Vorteile eines Rechnungsprogramms ist, dass es dir Vorlagen für verschiedene Angebotsarten liefert. Denn es wird zum Beispiel zwischen einem Kostenvoranschlag, einem verbindlichen Angebot und einem freibleibenden Angebot unterschieden. Du musst dann nur noch die Kundendaten und natürlich die Details zu deinem Angebot eintragen.

Rechnungen schreiben

Eine ordentliche Rechnung muss eine Reihe von Pflichtangaben enthalten und eine fortlaufende Rechnungsnummer besitzen. Durch die Hinterlegung deiner eigenen Unternehmensdaten und der Kundenstammdaten im Rechnungsprogramm gehst du sicher, dass ein Großteil dieser Pflichtangaben automatisch auf deiner Rechnung erscheint. Die Software fügt automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer hinzu und rechnet die Umsatzsteuer heraus. Diese muss nämlich immer gesondert auf der Rechnung ausgewiesen werden. Hast du mehrere Waren oder Dienstleistungen verkauft, rechnet das Programm diese für dich zusammen. Es kommt also nicht so schnell zu Rechenfehlern. Nachdem du die Rechnung erstellt hast, kannst du zwischen verschiedenen Aktionen wählen. Du kannst sie zum Beispiel direkt per Mail verschicken oder ausdrucken. Natürlich ist auch beides möglich. Tatsächlich erspart dir ein Rechnungsprogramm aber viel Papierkram. Denn mittlerweile genügt es, Rechnungen digital zu verschicken und aufzubewahren, sofern die GoBD dabei eingehalten werden.

Zahlungen erfassen und überwachen

Mit der geschriebenen Rechnung ist es noch nicht getan. Jetzt fehlt noch die Bezahlung durch den Kunden. Das Rechnungsprogramm informiert dich, wenn die Zahlungsfrist überschritten wurde, sodass du nicht ständig darauf achten musst. Mit nur ein paar Klicks kannst du zudem eine Mahnung erstellen. Wird die Zahlung hingegen fristgerecht geleistet, kannst du sie der jeweiligen Rechnung zuordnen. Das funktioniert natürlich auch bei deinen Ausgaben, also bei den Eingangsrechnungen, die du zum Beispiel von Lieferanten erhältst. Auf Diese Weise hast du immer einen guten Überblick auf die Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. So erkennst du auch schneller drohende Liquiditätsengpässe und kannst früh gegensteuern.

Rechnungsprogramm sorgt für Zeitersparnis

Ein wesentlicher Faktor, der für die Verwendung eines Rechnungsprogramms spricht, ist die eingesparte Zeit. Denn es senkt nicht nur das Risiko von Fehlern, sondern gibt dir auch die Möglichkeit, Rechnungen schnell und dennoch korrekt zu erstellen und zu verwalten. Besonders praktisch sind Programme mit einer Schnittstelle zu ELSTER. Damit gehen in Zukunft auch deine Umsatzsteuervoranmeldungen schneller von der Hand.

Auch der Datenaustausch mit dem Steuerberater kann von Vorteil sein. Viele Rechnungsprogramme verfügen über eine entsprechende Schnittstelle. So kannst du selber deine Rechnungen verwalten und buchen und deine Steuerberaterin oder dein Steuerberater kann dennoch deine Belege überprüfen und dich auf Fehler hinweisen.