Du möchtest wissen, was du beim Einrichten und gestalten eines mobilen Arbeitsplatzes in den eigenen vier Wänden beachten musst? Hier gibt es Antworten.
Die Pandemie wirkt sich grundlegend auf unsere Arbeitswelt aus. Während des Lockdowns im März und April arbeiteten etwa 40 Prozent der Beschäftigten von heute auf morgen von Zuhause aus. Meetings wurden über Video-Calls und Online-Konferenzsysteme abgehalten. Auch in meiner Maklerfirma stiegen wir verstärkt auf virtuelle Immobilienbesichtigungen um (www.marcustrapp.de).
Viele Unternehmer waren überrascht, wie schnell und problemlos dieser Wechsel von statten ging und wie dankbar viele Mitarbeitenden waren, geschützt im Home-Office arbeiten und ihre Zeit frei einteilen zu können. Wer eine neue Wohnung oder ein Haus sucht, achtet mittlerweile verstärkt darauf, darin auch einen separaten Arbeitsbereich einrichten zu können. Andere überlegen, wie sie ihre bestehenden vier Wände umbauen können.
6 wichtige Dinge sollten beim Home-Office beachtet werden:
- Abgeschlossener Raum. Der Arbeitsbereich sollte nicht an einer Wand im Wohn- oder Schlafbereich sein, sondern es sollte ein abgeschlossener Raum sein, in dem du ungestört und konzentriert arbeiten sowie Video-Konferenzen etc. abhalten kannst.
- Praktische Hilfsmittel. Im Office-Bereich gibt es viele praktische Einrichtungsgegenstände und Hilfsmittel, die dir helfen, deinen heimischen Arbeitsplatz optimal zu gestalten. Dazu zählen Trennwände oder Decken-Abhängungen, die beispielsweise Geräusche bei Telefonaten oder Zoom-Konferenzen schlucken, so dass die anderen Bewohner davon nichts mitkriegen. Unter Umständen kannst du diese Einrichtungsgegenstände für dein heimisches Arbeitszimmer bei deiner Steuererklärung geltend machen. Frage einfach deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.
- Für jeden einen eigenen Arbeitsplatz. Wenn beide berufstätigen Partner zeitweise mobil arbeiten, sollten sie versuchen, zwei ausrechend große Arbeitsbereiche einzurichten. Jeder sollte mindestens acht Quadratmeter Platz zum Arbeiten haben für Schreibtisch, Bürostuhl, Ablage etc. Technik wie Drucker können geteilt werden. Möglicherweise kann ein größerer Raum mit günstigen Rigips-Wänden in zwei Arbeitszimmer unterteilt werden.
- Ergonomische Möbel. Ebenso wie im Büro sollten deine Büromöbel auch Zuhause die üblichen Ergonomie-Anforderungen erfüllen. Dein heimischer Arbeitsplatz sollte über ausreichend Tageslicht verfügen. Kurz: Du sollst dich wohl fühlen und gerne in den eigenen vier Wänden arbeiten.
- Aus- und Umbauten. Vielleicht lassen sich in deinem Haus Teile des Dachs oder Kellers in einen Arbeitsraum umbauen? Oder in einer großen Wohnung ist ein Raum mit einfachen Mitteln (Rigips-Platten) abtrennbar? Architekten oder Innenarchitekten haben gute Ideen und einen anderen Blick auf dein Zuhause als du und können dir helfen.
- Gästezimmer als Büros mitnutzen. Ein Klappbett oder Schlafsofa, das tagsüber raumsparend verschwindet, schafft Platz für Schreibtisch und Bürostuhl. So kann das Gästezimmer quasi als „Hybridraum“ für verschiedene Nutzungsmöglichkeiten herhalten. Seit einigen Jahren erleben raumsparende Konzepte wie Klappbetten, wegklappbare (Scheib-)Tische sowie stapelbare Stühle eine Renaissance, was dazu führt, dass sich das Angebot in allen Preislagen vergrößerte. Kleinmöbel wie Schubladenelemente auf Rollen können bei Bedarf herangezogen werden.
Wenn du eine Unternehmerin oder ein Unternehmer mit Mitarbeitern bist, die häufiger im Home-Office arbeiten möchten, musst du dich um ihre Arbeitsplatz-Ausstattung in deren Home-Office kümmern (gemäß der Arbeitsstättenverordnung). So ist der Arbeitgeber unter anderem dafür verantwortlich, dass ein Home-Office-Platz die nötigen Anforderungen erfüllt in Sachen Beleuchtung, Mindestgröße, aber auch Datensicherheit. Auch die Büroausstattung musst du als Chef oder Chefin zur Verfügung stellen. Dies mag einer der Gründe sein, warum viele Unternehmen vor der Corona-Krise keine Telearbeitsplätze zur Verfügung stellen wollten, sind damit doch zusätzliche Kosten verbunden.
Davon zu unterscheiden ist das so genannte „mobile Arbeiten“. Hierbei gelten weniger strenge Regeln. Im Gegensatz zum Telearbeitsplatz kann der Mitarbeiter dabei überall seinem Broterwerb nachgehen, also Zuhause, im Park, im Zug, Hotel oder Café. Mobiles Arbeiten ist für temporäre Phasen, wie beispielsweise Dienstreisen, gedacht ist und nicht dafür, komplette Arbeitstage von diesen Standorten aus tätig zu sein.
Abzuwarten bleibt, inwiefern sich künftig Home-Office und mobiles Arbeiten verankern. Einige Tech-Firmen im Silicon Valley bieten ihren Angestellten an, künftig nur noch von zuhause aus zu arbeiten, wenn sie das möchten. In Deutschland hat sich dahingehend noch kein Unternehmen geäußert.
Vermutlich wird sich ein Mix aus Präsenzzeiten im Büro und mobilen Arbeitsphasen abwechseln. Denn Präsenz im Unternehmen ist wichtig, um nicht vom Informationsfluss abgeschnitten zu sein. Zudem entstehen bei spontanen Kollegengesprächen am Kaffeeautomaten oft kreative Lösungen, neue Ideen und Projekte. Das lässt sich bei virtuellen Treffen kaum erreichen.
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