Events erfolgreich veranstalten

1. Allgemeines zum Thema „Event“

Ein Event zu veranstalten, bedeutet, den Menschen ein Erlebnis zu bescheren, das sie für ewig in ihrer Erinnerung behalten. Als Eventmanager verkauft man also im Grunde keine Events, sondern Erlebnisse.

Der Begriff „Erlebnis“ definiert sich nach dem Duden folgendermaßen: „Ein Erlebnis ist ein von jemanden als in einer bestimmten Weise beeindruckend erlebtes Geschehen.“ Dieser Begriff ist von wichtiger Bedeutung, da er in Zukunft dein Ziel für ein Event, das du organisieren möchtest, darstellen wird. Ein Grundelement bei der Eventgestaltung besteht darin, dass dein Gast immer im Vordergrund steht. Du musst den Ansprüchen deines Gastes in jeglicher Hinsicht gerecht werden, unabhängig von deinen persönlichen Ansichten oder Meinungen. Es geht einzig und allein um deinen Gast und dass dieser am Ende zufrieden ist. Hierbei spielt vor allem der Kontext und nicht so sehr der Inhalt die ausschlaggebende Rolle. Natürlich ist es wichtig, dass der Inhalt des Events den Gast begeistert, jedoch sind es die kleinen zusammenhängenden Details des Abends – vom Eintreffen am Eventort über die Arbeitsweise des Personals bis hin zu den Speisen – die dem Gast in Erinnerung bleiben.

Bevor du dich an die Planung deines Events heranwagst, ist es grundlegend wichtig, dass du dir Gedanken um dein Ziel machst. Wie bereits erwähnt, besteht das Ziel in einem Event darin, ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen. Jedoch musst du dir im Klaren darüber sein, wie dieses Erlebnis wahrgenommen werden soll und welchen Zweck dieses verfolgt. Bei einer Firmenveranstaltung wird der Zweck wahrscheinlich in der Mitarbeiterbindung liegen und bei einem Event, wo du als Coach oder Sprecher auftrittst, in der Kundengewinnung. Fakt ist daher, jedes Event braucht ein klar definiertes Ziel.

2. Event Datum setzen

Zu Beginn der Event Planung ist das Datum festzusetzen. Das hat oberste Priorität, denn damit kennst du die Deadline und kannst deine Planungsphasen kalkulieren. In Bezug auf das Datum sind ein paar wichtige Informationen zu beachten. Öffentliche Events veranstaltet man am besten in den Monaten von Februar bis Mai und Oktober und November. Die Monate Dezember, Januar, Juni, Juli, August und September sind nicht sonderlich empfehlenswert, da die meisten Leute hier Ferien haben und auf Reisen sind. Man muss hier natürlich immer ein Auge auf die Zielgruppe werfen und wissen, wen man mit dem Event ansprechen möchte. Sind es beispielsweise Studenten, müssen die Universitätsferien und Prüfungsphasen beachtet werden, sind es hingegen Erwachsene, die Kinder haben, muss man auch beachten, wann deren Kinder Schulferien haben. Das sind alles bedeutende Eckdaten, die man bei der Festsetzung des Event Datums berücksichtigen muss.

Hier gibt es selbstverständlich auch Ausnahmen, bei welchen die oben genannten Faktoren für das Event Datum keine so große Rolle spielen. Hierbei handelt es sich aber um bereits sehr etablierte und beliebte Events, die sich schon über Jahre hinweg einen Bekanntheitsgrad aufbauen konnten und sich deshalb auch ein individuelles Event Datum auswählen können. Zu diesen sogenannten etablierten Events zählt vor allem das Tomorrowland oder Sport-Events, wie das WM-Finale, die Champions-League und auch der Grand Prix. Wenn diese Events stattfinden, sollte das auch ein rotes Schild für dich sein, dass du dein Event nicht an einem dieser Tage veranstaltest.

Einen weiteren Faktor stellen Feiertage und Brückentage dar. Diese Tage nützen Menschen gerne, um ein paar Tage in den Urlaub zu fahren. Insbesondere wenn sie Kinder haben, sind die schulfreien Tage eine gute Gelegenheit für einen Kurzurlaub. Wenn du ein Event planst, empfiehlt es sich generell eine Jahresplanung zu erstellen. Hierfür eignet sich ein Jahresplaner, in welchem du alle wichtigen Daten notieren kannst, um nicht den Überblick zu verlieren oder wichtige Termine übersiehst.

Wichtige Fragen, die du dir für dein Event Datum stellen solltest:

• Wann soll das Event stattfinden?
  Wann sind Schul- oder Universitätsferien?
  Wann werden in meiner Event Region große Veranstaltungen angeboten?

Diese Fragen bieten dir einen Leitfaden, wie du anhand des Ausschlussprinzips deine Jahresplanung gestalten kannst und für dein Event das perfekte Datum findest.

 

3. Das PUSH-Prinzip für den Event Aufbau

Das sogenannte PUSH-Prinzip stellt den Hauptkern bei deinem Event Aufbau dar. Im Folgenden werden dir die einzelnen Schritte erklärt.

• „P“ steht für „penetriere alle deine Sinne“
  Während deines Events solltest du darauf achten, dass du alle Sinne deiner Gäste stimulierst: Tastsinn, Geruchssinn, Hörsinn, Sehsinn und Geschmackssinn. Daher musst du dein Augenmerk auf sowohl Akustik, Dekoration, Getränke und Speisen als auch die Ausstattung legen. Denn durch diese Faktoren werden alle Sinnesorgane deiner Gäste entsprechend stimuliert.

• „U“ steht für „Unique“
  Dein Event sollte einzigartig und unvergesslich sein. Es sollte sich von anderen Events klar abheben und den Menschen so in Erinnerung bleiben.

• „S“ steht für „Single Feeling“
  Mit deinem Event musst du bei den Gästen ein sogenanntes Haupt-Feeling kreieren. Hierbei ist es wichtig, sich an dem Event Ziel, also dem Erlebnis, zu orientieren. Welches Gefühl soll bei deinem Gast durch dein Event ausgelöst werden? Das kann zum Beispiel Spaß, Unterstützung durch wissenswertes Infomaterial, Unterhaltung oder auch Span-nung sein.

• „H“ steht für „Highlight“
  Jedes Event muss ein Highlight, also einen Höhepunkt haben. Es muss auf deinem Event einen Punkt geben, der sich vom Rest des Events abhebt und die Gäste aufgeregt macht. Die Gäste müssen gespannt diesem Highlight entgegen fiebern und es kaum er-warten können.

 

4. Event Marketing

Das Marketing stellt für dein Event einen sehr wichtigen Teil der Planung dar, insbeson-dere wenn es sich um ein öffentliches Event handelt. Denn wenn niemand über dein Event Bescheid weiß, wird auch niemand daran teilnehmen. Das richtige Marketing ist also ein Muss, wenn dein Event erfolgreich werden soll. Dein Event kann noch so un-vergesslich sein, doch der Erfolg bestimmt sich nicht nur aus dem, was am Event Tag stattfindet, sondern auch bereits, was davor gemacht wird. Daher überlege dir gut, wie du an dein Marketing herangehst.

Zuallererst musst du dir bewusst darüber werden, wen du überhaupt mit deinem Event ansprechen möchtest. Du solltest so viele Daten wie möglich über deine Zielperson ha-ben:

• Wer ist diese Person?
• Wie alt ist diese Person?
• Was gefällt dieser Person?
• Welche Hobbies hat diese Person?
• Wo befindet sich diese Person? (Plattformen)

Diese Faktoren helfen dir dabei, dein Marketing zielgerichtet auf diese Person auszuge-stalten und einzusetzen.

Der weitere Schritt in deinem Marketing bezieht sich auf die Positionierung. Du musst dich mit deinem Event so positionieren, dass es sich von anderen unterscheidet. Hierbei hilft dir auch das Marketing. Überleg dir hierfür, was einzigartig ist an deinem Event, was es so noch kein zweites Mal gibt. Und genau dies kannst du dann über dein Marketing deiner Zielperson vermitteln.

Zusätzlich solltest du versuchen, mit Medienpartnern in deiner Region in Kontakt zu tre-ten. Hierzu gehören lokale Zeitungen, Radiosender, größere und kleinere Medien, die dein Event mit einer Vor- und Nachberichterstattung pushen können. Diese haben in den jeweiligen Orten meist großen Einfluss und können dir beim Marketing deshalb eine besondere Hilfe bieten. Damit du mit deinem Event, aber interessant wirst für Medien-partner, musst du auch diesen eine Gegenleistung anbieten können, wie zum Beispiel gratis Tickets mit Getränken für dein Event.

a. Social Media Marketing

Die sozialen Plattformen sind heutzutage kaum mehr wegzudenken, denn eigentlich hat schon fast jeder von uns mindestens einen Social Media Account, sei es auf Facebook, Instagram, Twitter oder YouTube. Aus diesem Grunde solltest du ein geeignetes Social Media Marketing unbedingt in deine Event Planung integrieren. Zuvor solltest du aber, wie bereits erwähnt, wissen, auf welcher sozialen Plattform genau sich deine Zielperson aufhält. Dann kannst du dort gezielt dein Marketing zum Einsatz bringen und die Auf-merksamkeit deines Zielpublikums für dein Event erregen.

b. Offline Marketing

Obwohl das Social Media Marketing eines der bedeutendsten Einsatzmöglichkeiten für dein Marketing generell darstellt, ist es nicht die einzige Möglichkeit, um Menschen zu erreichen. Offline Marketing sollte dabei niemals komplett außer Acht gelassen werden. Hierzu zählen zum Beispiel Flyer, Plakate, Banner oder aber auch Mundpropaganda und der persönliche Kontakt zu deiner Zielgruppe. Natürlich gibt es Fälle, für welche offline Marketing keinen allzu großen Sinn ergibt und hier empfiehlt es sich auch, komplett da-rauf zu verzichten. Darüber solltest du dir jedoch noch vor der Planung deines Events genau im Klaren sein, was sinnvoll erscheint und was eben nicht.

Eine grundlegende Empfehlung wäre hier, dass dein Marketing aus 80% Social Media Marketing und 20% offline Marketing besteht.

c. Content Marketing

Mit Content Marketing ist inhaltliches Marketing gemeint, mit welchem du Beiträge zur Verfügung stellst und so kostenlos Mehrwert an deine Follower auf den jeweiligen Platt-formen lieferst. Hierbei hast du die Möglichkeit, deine Zuseher mit informativen oder un-terhaltsamen Inhalten auf dich aufmerksam zu machen. Im Anschluss werden diese auf deine Website kommen und auch dein Event sehen. Wenn du überzeugend genug bist, dann werden diese auch ein Ticket für das Event kaufen.

d. Paid Advertising

Paid Advertising stellt im Grunde das Gegenteil von Content Marketing dar. Auch hier bietest du deinen Zusehern Mehrwert, doch musst du dafür ein bestimmtes Budget zur Verfügung stellen, damit die jeweilige Plattform deinen Content deiner Zielgruppe zeigt. Das kannst du zum Beispiel mit Facebook Ads oder Google Ads machen.

Eine grundlegende Empfehlung wäre hier eine Kombination aus Content Marketing und Paid Advertising anzustreben. Wenn du jedoch noch ganz am Anfang stehst und noch keine Investitionen in dein Marketing tätigen kannst, solltest du dich auf ein optimales Content Marketing fokussieren.

5. Die Customer Journey bei deinem Event

Die Customer Journey stellt die Reise deines Kunden dar, von dem Moment an, wo die-ser zum ersten Mal aufmerksam wird auf dein Event bis zu dem Moment, wo er es wieder verlässt. Wenn diese Kundenreise für deinen Gast beeindruckend ist, wird aus deinem Kunden ein treuer Fan werden.

Diese Reise wird dann besonders wertvoll für den Kunden, wenn bereits der erste Kon-takt mit dem Event einzigartig ist. Das kann zum Beispiel dann sein, wenn der Kunde ein Flyer oder eine Werbeanzeige über das Event sieht und diese besonders attraktiv gestal-tet ist. Danach müssen auch die weiteren Event Phasen einen besonderen Eindruck hinterlassen, wie der Eintritt zum Event, wie der Gast begrüßt wird, wie sich das Personal verhält, wie das Essen schmeckt, wie bequem die Stühle sind und wie die allgemeine Atmosphäre ist. Und natürlich am Ende, wie sich der Höhepunkt des Abends gestaltet. Im Prinzip geht es darum, beim Kunden positive Emotionen zu erwecken, denn dadurch baut der Kunde eine Beziehung zum Event auf, was die Kundenreise unvergesslich ma-chen wird.

Quick Hacks für dein Event

• Kalkuliere bei deiner Event Planung immer 20% mehr Budget ein
• Die Stage und das Foyer stellen die wichtigsten Räume deiner Event Location dar
• Das Opening und Closing sind die wichtigsten Event Phasen des Abends
• Die besten Event Monate sind: Februar bis Mai und September bis November

Empfehlenswerte Tools und Apps für dein Event

• Eventbrite – Ticketdienstleister
• Piliapp – Smileys oder Mac
• Black Rental – Technikvermietung
• funkgeräte-vermietung.de – Bereitstellung von Funkgeräten
• MyTypform – Volunteers für dein Event

Taylan Sentürk

Taylan Sentürk ist Gründer und Geschäftsführer der Eventagentur „ESVUM“. Durch ei-gene Eventformate und Kundenevents konnte ESVUM alleine im letzten Jahr mehrere Tausende Menschen erreichen und begeistern. In seinem aktuellen Buch „Events erfolg-reich Veranstalten“ teilt er sein Wissen aus dem Eventbusiness. Die Tools, wie du mit Events mehr Kunden und glücklichere Mitarbeiter gewinnst, ein Interview mit Robin Söder (Gründer der Entrepreneur University) und Checklisten für dein eigenes Event.

www.eventserfolgreichveranstalten.de