Zeitmanagement ist super wichtig, weil als Unternehmer ist deine Zeit begrenzt und endlich. In diesem Artikel erkläre ich dir noch einmal genau, warum du dich mit Zeitmanagement Methoden auseinandersetzen solltest und gebe dir meine sieben besten Tipps mit an die Hand, so dass du lernen kannst, dein Zeitmanagement zu verbessern.
Für Dich zum Überblick
Warum Zeitmanagement Methoden entscheidend für deinen Erfolg sind
Bevor ich dir meine 7 besten Tipps für Zeitmanagement nenne, sollten wir zunächst einmal klären, warum du dich überhaupt mit dem Thema beschäftigen solltest. Die Antwort darauf ist ganz simpel.
Als Unternehmer ist deine Zeit nämlich endlich. Das heißt, du hast nur eine gewisse Zeit zur Verfügung, die du natürlich auch bestmöglich einsetzen möchtest und solltest. Wenn du dann irgendwann merkst (und das wirst du merken), dass du keine Zeit mehr hast, bestimmte Dinge zu tun oder zu machen, wirst du zwangsläufig vor der Frage stehen, wie du mit deiner Zeit umgehst bzw. wie du am besten deine Zeit managst.
Das Pareto-Prinzip
Was ich an dieser Stelle dann sehr hilfreich finde, ist, wenn du dich zum Beispiel mit dem Pareto Prinzip auseinandersetzt. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % deines Erfolges und deines Umsatzes mit 20 % deiner Arbeit gemacht werden – oder auch teilweise mit 20 % deines Zeiteinsatzes. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass 80 % deines Zeiteinsatzes nur 20 % deines Umsatzes und deines Erfolges ausmachen.
Es geht also immer wieder darum, zu optimieren und herauszufinden, welche Module und welche Bausteine rausgekickt werden müssen, um das beste aus den 20 % herauszuholen, die 80 % deines Business ausmachen.
Zeitmanagement als Burnout-Prävention
Der zweite Grund, warum Zeitmanagement sinnvoll ist, ist das Thema Burnout Prävention. Ich habe immer wieder mit Unternehmern zu tun, die sagen, dass sie dieses und jenes noch machen. Und zusätzlich dann noch dies und das. Aber deine Zeit ist ja endlich. Du hast nur eine gewisse Zeit zur Verfügung. Wenn du meinst, du könntest erst 40 Stunden arbeiten und dich dann auf 50 oder 60 Stunden Arbeit steigern, dann wirst du merken, das auf Dauer relativ schwierig wird. Wie soll das dauerhaft funktionieren?
Genau aus diesem Grund habe ich mir mal Gedanken dazu gemacht, was aus meiner Erfahrung die besten Tipps zum Thema Zeitmanagement sind. Vorhang auf für meine sieben Zeitmanagement Methoden!
1. Zeitmanagement mit Zeiterfassungstools lernen
Als allererste Zeitmanagement Methode finde ist es sehr hilfreich damit zu starten, die eigene Zeit zu erfassen. Dafür gibt es zahlreiche Zeiterfassungstools, wie zum Beispiel TimeTac oder OnTheJob. Das sind alles Tools, die du dafür nutzen kannst, um überhaupt einmal herauszufinden, wie viel Zeit du für welche Aufgaben verwendest. Schreib dir das mal ganz genau auf.
Und wenn du mir jetzt sagst: „Felix, da habe ich keine Zeit für“, dann weißt du genau, warum das aufschreiben solltest. Nutze genau diese Tools, um zu analysieren, wie viel Zeit du für administrative Aufgaben verwendest, wie viel für Kundengewinnung drauf geht, wie viel Zeit du für Social Media verwendest und wie viel Zeit du im Web für Recherchen und ähnliche Dinge verbringst.
Wenn du diese Zeiterfassung nicht machst, dann wird es dir auch nach hinten raus schwerfallen, deine Zeit zu optimieren und wirklich zu managen.
2. Zeit in Relation zum Output setzen
Mein zweiter Zeitmanagement Tipp, den ich dir mit an die Hand geben möchte, ist Zeit gegen Output zu setzen. Schau dir mal mit Hilfe des Zeiterfassungstools aus Tipp 1 ganz genau an, wie viel Zeit du für bestimmte Dinge verwendest. Welchen Output hat dir diese aufgewendete Zeit wirklich gebracht?
Denn wenn du dir genau aufschreibst, wie lange es gedauert hat bis du eine bestimmte Aufgabe erledigt hast und dann mal vergleichst, welchen Mehrwert bzw. welchen Output diese Aufgabe geleistet hat, kannst du auch überlegen, ob es das letztendlich gebracht hat oder nicht. Hat sich auf der zeitliche als auch finanzielle oder bürokratische Aufwand gelohnt?
Wenn du einen bestimmten Auftrag oder eine Kundenanfrage bekommen hast und siehst, wie viel Zeit du dafür verwendet hast, kannst du zum Beispiel mal gegenrechnen, wie viel du für diesen Auftrag bekommen hast. Manchmal öffnet das einem total die Augen, weil man dann auf einmal merkt, dass man ja nur 11 Euro die Stunde bekommen hat und das Zeitmanagement somit dringend Optimierungsbedarf hat. Nur so als kleines Beispiel.
Setze also Zeit in Relation zu dem Output. Der Output muss aber nicht zwangsläufig Geld sein, sondern kann sich auch in der Anzahl von Leads oder der Anzahl der geführten Gespräche wiederfinden. Aber so kriegst du ein Gefühl dafür und kannst beispielsweise überlegen, dass wenn du für etwas acht Stunden gebraucht hast, ob sich der Aufwand gelohnt hat. Wäre eine andere Aufgabe vielleicht wesentlich lukrativer gewesen?
3. Wann arbeitest du völlig konzentriert?
Die dritte große Zeitmanagement Methode und eins meiner Lieblingsworte ist das Thema Fokus. Sind wir noch mal ganz ehrlich: wann arbeiten wir mal wirklich völlig konzentriert, ohne dass irgendwelche Störquellen einen ablenken?
Stell dir vor, du arbeitest an irgendeinem Projekt und das Handy fängt an zu klingeln, zu leuchten oder sonst irgendwas. Das lenkt einen wirklich extrem ab. Fehlender Fokus bzw. fehlende Konzentration ist eine der größten Hürden für gutes Zeitmanagement. Das heißt, deine Aufgabe muss es sein Störquellen wirklich zu eliminieren, ja sogar rauszuschmeißen. Denn je fokussierter du arbeitest, desto weniger Zeit wirst du für die jeweiligen Projekte brauchen.
So kannst du dein Zeitmanagement immer mehr optimieren.
4. Abläufe optimieren und automatisieren
Der vierte Punkt, den ich dir mit auf den Weg geben will, um dein Zeitmanagement zu verbessern, ist Abläufe zu optimieren und zu automatisieren. Schau dir doch mal deine anfallenden Prozesse genau an und überlege, wie lange du für bestimmte Dinge brauchst. Dazu zählen zum Beispiel, dass du einem Kunden ein Angebot erstellst, eine Rechnung schreibst und so weiter. Wie lange dauert das?
Dann geht’s nämlich an den zweiten Schritt. Hier heißt es zu überlegen, was sich davon automatisieren lässt. Kannst du mit vorgefertigten E-Mails oder mit fertigen Angeboten arbeitet? Musst du jedes Mal, wenn du deine Buchhaltung machst, die Rechnungen selber zusammensuchen oder kannst du vielleicht ein Tool wie Invoicefetcher nutzen, so dass die Rechnungen automatisiert direkt in deine Cloud kommen?
Ich liebe solche Dinge, weil sie mir immer wieder neue Zeit zur Verfügung stellen, die ich für andere hochwertige Aufgaben nutzen kann.
5. Aufgaben planen, priorisieren und terminieren
Ein weiterer Tipp, den man beim Thema Zeitmanagement nicht außer Acht lassen darf, ist es, Aufgaben zu planen zu priorisieren und auch zu terminieren. Dazu solltest du dir mal die Eisenhower-Methode anschauen und dazu nutzen, um Aufgaben danach zu bewerten. Welche Dringlichkeit haben sie, aber auch welche Wichtigkeit?
Wir machen häufig den Fehler, dass wir genau die Dinge als erstes machen, die eigentlich gar nicht wichtig sind, weil wir vielleicht denken: „Okay gut, dann mache ich das mal.“ So, wie man das vielleicht früher mit seinen Hausaufgaben gemacht hat. Aber es ist ganz wichtig da eben vorzugehen und zu priorisieren. Das heißt also, herauszufinden welche Aufgaben man tun und machen muss und wie man diese terminiert. Überlege dir, in welcher Reihenfolge du diese verschiedenen Aufgaben machst.
Denn wenn du dir da selber Termine setzt, alles gut durchplanst bis wann du was fertig haben willst und Aufgaben in Arbeitsschritte zerlegst, dann wirst du in diesem Bereich mit deinem Zeitmanagement überhaupt keine Probleme mehr haben.
6. Aufgaben outsourcen und delegieren für besseres Zeitmanagement
Wenn du bestimmte Aufgaben delegierst bzw. outsourcst, kannst du auch auf diese Weise extrem viel Zeit gewinnen. Als Gründer oder Unternehmer machen wir am Anfang häufig den Fehler, dass wir alles selber machen. Aber gerade die Aufgaben, die nicht wichtig sind, die du vielleicht nicht kannst oder die viel Zeit verschwenden, solltest du aber an andere Leute abgeben. Kaufe eben genau diese Dienstleistungen und diese Hilfe extern ein, um so wieder mehr Ressourcen bei dir selber zu haben.
Ich habe am Anfang meiner Selbstständigkeit alles selber gemacht: ich habe meine Fenster geputzt, das Büro sauber gemacht, ich habe die Buchhaltung selber gemacht, ich habe die Steuer selber gemacht, Flyer verteilt und so weiter. Ich habe wirklich alles selber gemacht. Irgendwann bin ich aber hingegangen und habe angefangen, Dinge ein wenig outzusourcen. Weil die neu gewonnene Zeit konnte ich die wieder in andere Dinge investieren.
Schau dir also deine Prozesse, Projekte und Aufgaben an und überlege, wo genau du Aufgaben bezahlbar outsourcen bzw. delegieren kannst, um selber wieder mehr Zeit zur Verfügung zu haben. Diese Zeitmanagement Methode wird dir vielleicht am Anfang etwas schwer fallen, aber sieh es als Investment und halte dir vor Augen, dass es dir viel Zeit und Arbeit abnehmen wird.
7. Limits setzen
Der letzte Zeitmanagement Tipp, den ich dir mit auf den Weg geben will, ist, sich Limits zu setzen. Es gibt bestimmte Sachen oder Tools, die deinem Business helfen, die aber eigentlich auch unendlich sind. Sei es Suchmaschinenoptimierung für die Webseite, Instagram und Social Media oder die Produktion von YouTube-Videos. Eigentlich könnte man diese Dinge jeden Tag von morgens bis abends machen und wäre immer noch nicht am Ende. Was ich da sehr wichtig finde ist, dass du dir selber für diese Dinge Limit setzt und sie zeitlich begrenzt. Das ist mir selber am Anfang auch sehr schwer gefallen.
Es geht darum festzulegen, wie viele Stunden am Tag oder in der Woche du beispielsweise für eine solche Aufgabe verwendest. Du kannst die Zeit aber auch mit Hilfe von festgelegten Time Slots limitieren – das heißt, du gehst beispielsweise hin und sagst: „Jeden Freitags morgen von 8 bis 11 kümmere ich mich um Social Media. Wichtig ist einfach, sich für diese Dinge wirklich Limits zu setzen.
Ich hoffe meine 7 Zeitmanagement Methoden helfen dir ein wenig dabei weiter, dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen. Wie gehst du denn bei deinem Zeitmanagement vor? Wie planst du deine eigene Zeit? Schreibt mir das doch mal in die Kommentare! Ich freue mich drauf.
Bleib motiviert
Dein Felix
