Events sind eine schöne Sache. Sie sind unterhaltsam, informativ und inspirierend. Damit auf Ihrer Veranstaltung Alles nach Ihren Wünschen verläuft, bedarf es im Vorfeld einer gut strukturierten Organisation.
Denn das, was den Teilnehmern während der Veranstaltung so problemlos und leicht vorkommt; der fließende Wechsel der Redeanteile, der flüssige Übergang im Programm und die wohl abgestimmte Hintergrundmusik, bedürfen einer konkreten und gut durchdachten Choreografie.
Schließlich wollen Sie, dass die Menschen, die Ihre Veranstaltung besuchen, davon profitieren und einen Mehrwert davon tragen. Nichts hinterlässt einen kläglicheren Eindruck bei einem Veranstaltungsbesucher als eine gute Idee mit katastrophaler Umsetzung.
Aus diesem Grund werde ich Ihnen im Folgenden eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten auf den Weg geben. Mit dieser werden Sie bei der Planung Ihrer zukünftigen Events auf der sicheren Seite sein, sodass keine ungewollten und unvorhersehbaren Zwischenfälle mehr passieren können und Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg wird.
Ein wichtiger Punkt, den ich Ihnen vorab jedoch mitgeben werde, betrifft Ihr persönliches Zeitmanagement. Der Planungsbeginn für Ihre Veranstaltung verschiebt sich selbstverständlich weiter nach vorne je mehr Menschen daran teilnehmen werden. Während Sie bei 200-800 Personen mit einer Vorlaufzeit von einem halben Jahr bis zu einem Jahr noch im grünen Bereich liegen, sollten Sie bei über 800 Teilnehmern 2-3 Jahre im Voraus planen.
Daher verschaffen Sie sich vor der eigentlichen Eventplanung einen groben Überblick über die Personenanzahl.
Vor dem Event
1. Intention
Zunächst sollten Sie ein Thema für Ihre Veranstaltung festlegen, da sich dieses auf die gesamte weitere Planung erstrecken wird. Ganz salopp gesagt, ein Thema wie „Alles neu macht der Mai“, kann schlecht im Dezember gewählt werden. Eine geschlossene Gesellschaft, sollte nicht für Alle zugänglich sein usw.
Daher gehört das Veranstaltungsthema zu der ersten Sache, die Sie festlegen müssen, da dieses den gesamten kontextuellen Rahmen deines Events näher definiert.
2. Termin und Örtlichkeit
Das Nächste, an das Sie denken sollten, ist ein geeigneter Veranstaltungstermin. Im Idealfall achten Sie darauf, dass keine anderen wichtigen Events am gleichen Tag stattfinden. Des Weiteren ist es ratsam, dass Sie sich darüber Gedanken machen, ob Ihre Veranstaltung am besten an einem Wochentag oder lieber am Wochenende stattfinden sollte. Ähnliches gilt für die Tageszeit: Ist Ihr Event vom Sonnenlicht abhängig oder passt Ihr Thema besser als Abendveranstaltung?
Termin und Örtlichkeit (müssen nicht aber) können gut aufeinander abgestimmt werden. Wenn Sie vorhaben eine Veranstaltung im Hochsommer zu planen, dann kann es auch in den Abendstunden noch angenehm sein sich unter freiem Himmel aufzuhalten. Versuchen Sie Ihr Event dennoch vom Wetter unabhängig zu planen, sodass Sie im Notfall auch immer noch Ausweichmöglichkeiten in Zelte etc. haben!
Je nachdem, ob Ihre Besucher von außerhalb anreisen müssen, ist es auch ratsam sich über die Parkmöglichkeiten am Veranstaltungsort zu informieren.
3. Der Besucher
Auch wenn Sie sich (sofern Sie meine Liste bisher schrittweise verfolgt haben) nun darüber im Klaren sind mit wie vielen Teilnehmern Sie zu rechnen haben, ist es überaus wichtig zu wissen mit welchem Klientel Sie es zu tun haben. Denn Ihre Veranstaltung richtet sich nach den teilnehmenden Personen und nicht umgekehrt.
Daher sollten Sie das Veranstaltungsprogramm immer im Hinblick auf Ihre geladenen Gäste organisieren.
4. Das Programm
Bei dem Programm Ihrer Veranstaltung ist es von Vorteil die gesunde Mitte zwischen einem Plan, der bis auf die Minute genau durchgetaktet ist, und zu viel Leerlauf für Ihre Teilnehmer zu finden. Das Erste ist ein Garant für Stress, das Zweite für Langeweile.
Nichts desto trotz ist ein gutes Programm wie der Fahrplan bei einer Eisenbahnlinie. Ohne das geht es nicht. Daher vergessen Sie bitte nicht den Ablauf auf Ihr Publikum abzustimmen und nach den entsprechenden Programmpunkten auch immer eine kurze Pause einzuplanen, da jedes Event auch von der sozialen Interaktion Ihrer Gäste abhängt.
Zudem sollten Sie bei den meisten Veranstaltungen auch an die passende Musik für Ihr Publikum denken.
5. Dein Budget
Gerade bei größeren Veranstaltungen bleiben Ihnen im Grunde nur zwei Möglichkeiten: Entweder Sie greifen tief in die Tasche und finanzieren das gesamte Event selbst oder Sie informieren sich frühzeitig über etwaige Fördergelder.
Dazu ist es notwendig – insbesondere bei der Einhaltung von Terminen und Fristen – zeitnah entsprechende Kontaktpersonen zu konsultieren.
6. Delegation
Je nach der Größe Ihrer Veranstaltung, sollten Sie sich auch unbedingt über den notwendigen Versicherungsschutz informieren und die wichtigsten steuerrechtlichen Fragestellungen abklären. Hierzu sollten Sie sich im Vorfeld noch einmal eine separate Liste erstellen auf der Sie die wichtigsten Kontaktpersonen und Ansprechpartner festhalten.
Damit Sie sich nicht bereits mit der Planung übernehmen, sollten Sie sich also rechtzeitig Hilfe holen und die anfallenden Aufgaben an kompetente Hände delegieren.
7. Die Ankündigung
Jede Veranstaltung bedarf einer Ankündigung. Diese ist wiederrum auch von der Größe abhängig. Sofern Sie über 800 Gäste geladen haben, stellt sich die Frage, ob Einladungskarten oder –flyer noch sinnvoll sind.
Auch bei einer offenen Veranstaltung bieten sich andere Verbreitungsmöglichkeiten wie beispielsweise über die Presse oder das Internet eher an, um damit einen größeren Kreis anzusprechen.
Das Event
8. Zeitmanagement
Planen Sie am Veranstaltungstag genügend Zeit dafür ein noch einmal alle Punkte in Ruhe durchzugehen und ggf. dafür einige Sachen mit den verantwortlichen Personen noch einmal durchzusprechen.
Je länger die Planung im Vorfeld gedauert hat und wie wichtig die Veranstaltung selbst ist, desto nervöser werden Sie sein. Versuchen Sie daher Ihr eigenes Lampenfieber mit einzukalkulieren und sich auch die entsprechende Zeit zu nehmen tief durchzuatmen.
9. Dekoration
Auch wenn Sie das Meiste von der Dekoration und der Gestaltung des Veranstaltungsortes schon hinter sich gebracht haben müssen, können Sie Ihr Auge noch ein letztes Mal über das Gesamtbild und die Details schweifen lassen.
Ist alles zu Ihrer Zufriedenheit? Sitzt alles?
Dabei darf es sich aber lediglich um Kleinigkeiten handeln, die Sie kurz vor der Veranstaltung nicht mehr unnötig stressen. Jetzt wäre zum Beispiel ein guter Zeitpunkt die Tisch- oder Menükarten zurechtzurücken.
10. Alle wissen Bescheid
In den letzten Stunden vorher geht es darum Alle für die Veranstaltung wichtigen Personen auf den letzten Stand zu bringen und ihnen eine kleine motivierende Ansprache zu halten. Vergessen Sie nicht ihnen für die viele Arbeit zu danken, die sie in die Eventplanung reingesteckt haben.
Schließlich geht es darum, dass Sie alle zusammen als Team arbeiten, damit der Abend erfolgreich über die Bühne gehen wird. Es geht darum einen Abend, in den gefühlt 100 Arbeitsstunden investiert wurden, für die Gäste so aussehen zu lassen, als sei er mit Leichtigkeit geplant und organisiert worden.
Nach dem Event
11. Erinnerungsstück
Auch dieser Punkt ist von der Größe Ihrer Veranstaltung abhängig und variiert nach dem anwesenden Publikum. Oftmals kann es aber sehr schön sein von einem Event, das man in positiver Erinnerung behalten soll, ein kleines Anhängsel mitzunehmen.
Das kann ein Schlüsselanhänger sein, an dem ein Einkaufschip befestigt ist oder auch – ganz im Politikerstil – ein Kugelschreiber.
Vielleicht lässt sich das Erinnerungsstück in werblicher Hinsicht gut mit Sponsoren- und Fördergeldern verknüpfen?
12. Aufräumen
Wie nach jeder großen Party muss auch nach einem Event aufgeräumt werden. Auch wenn sich nach einer Massenveranstaltung ein Reinigungsservice anbietet, so sollten Sie auch dafür Verantwortung tragen, dass kein totales Chaos von Ihren Gästen hinterlassen wird.
Je nachdem welche Geräte und welches Mobiliar Sie für das Event benötigt haben, ist jetzt auch der beste Zeitpunkt es abzubauen.
13. Die Finanzen
Gerade nach der Veranstaltung ist es wichtig, dass Sie daran denken die letzten offenen Rechnungen zu begleichen und Ihr gesamtes Budget mit Ihren entstandenen Ausgaben gegen zurechnen. Schließlich sollte nicht nur eine erfolgreiche Veranstaltung, sondern auch ein Plus in den Finanzen am Ende herauskommen.
14. Dankeschön
Es ist immer wichtig nicht nur den Menschen, die an der Organisation Ihres Events mitgewirkt haben zu danken, sondern auch Ihren Gästen, die daran teilgenommen haben.
Ein Dankeschön kann in Form eines Briefings, einer E-Mail, mündlich unmittelbar nach der Veranstaltung oder ganz klassisch per Karte erfolgen. Hauptsache es erreicht die jeweiligen Personen.
15. Feedback
Fragen Sie nicht nur nach Feedback zu Ihrer Veranstaltung, sondern geben Sie auch selbst eines.
Was war positiv? Was hätte besser laufen können? Welche Fehler sind aufgetreten und wie können diese in Zukunft vermieden werden? Die Beantwortung dieser Fragen ist elementar, damit Sie aus dieser Veranstaltung für Weitere einen Nutzen ziehen können, denn:
Nach dem Event ist vor dem Event!
Checkliste
Vor dem Event
O Thema und Intention der Veranstaltung
O Datum der Veranstaltung
O Veranstaltungsort (Wetterabhängig? Parkmöglichkeiten für die Anreisenden?)
O Wie viele Besucher habe ich zu erwarten?
O Welche Besucher habe ich zu erwarten?
O Das Budget (gibt es Sponsoren oder Fördergelder für mein Event?)
O Gibt es Aufgaben, die ich delegieren muss? (Rückfragen an den Steuerberater? Benötige ich eine Versicherung für mein Event?)
O Ankündigung meines Events (Plakate, Einladungen, Flyer, Plakate, Medien und/oder Internet)
O Programm für das Event erstellen, das auf die Besucher angepasst ist
Das Event
O Der Feinschliff und die Kontrolle (Lassen Sie Ihren Blick noch ein letztes Mal über alles schweifen)
O Nehmen Sie sich vor dem Beginn der Veranstaltung einen Moment nur für sich
O Führen Sie mit allen noch ein letztes Gespräch
O Danken Sie und motivieren Sie Ihr Team für den Abend
Nach dem Event
O Geben Sie Ihren Gästen etwas mit
O Aufräumen (Mobiliar abmontieren, Reinigungsdienst informieren)
O Buchhaltung (Bezahlung der letzten Rechnungen, Gegenrechnung der gesamten Aufwendungs- und Eventkosten mit dem eingeplanten Budget)
O Dankeschön an die Teilnehmer (Persönlich, Mailing, Briefing und/oder Karte)
O Feedback holen und geben (Was war gut, was könnte besser sein?)
O Erfahrungen für zukünftige Veranstaltungen festhalten
Wenn Sie für Ihre Veranstaltung noch nach einem Keynote Speaker suchen, werfen Sie doch mal einen Blick auf meine Keynote Speaker Seite.
Noch mehr Tipps zum Thema Veranstaltung planen, finden Sie hinter dem Link
Viel Erfolg
Felix Thönnessen
