Es geht heute um das Thema Zeitmanagement und Zeitplanung. Es geht darum wie du ein effektives Zeitmanagement aufsetzen kannst, dein Business perfektionierst und einfach mehr Zeit hast, für die wichtigen Sachen wie Strategie und Wachstum.
Weil ganz ehrlich, man ist oft dem ganzen Kladderadatsch beschäftigt (Ich hoffe, du kennst den Ausdruck).
Für Dich zum Überblick
Zeit ist relativ
Es gibt von Albert Einstein einen schönen Satz. Der heißt „Zeit ist relativ.“ Kennst du wahrscheinlich, bzw. hast du bestimmt schon mal gehört. Die Relativitätstheorie. Verstehen wirst du die wahrscheinlich nicht, aber egal. (Ist dass das mit E=mc^2? Ich weiß es nicht. Vielleicht ist das auch was anderes).
Aber Zeit ist relativ.
Du wirst das wahrscheinlich kennen: Du machst irgendetwas Schönes, was du ganz toll findest, und dann machst du für dich selbst die Erfahrung, dass diese Zeit, die du dafür aufwendest, viel zu schnell vorbei geht. So als hättest du ein Date mit mir.
Auf der anderen Seite, hättest du jetzt ein Date mit jemand anders und du merkst, dass sich das zieht wie Kaugummi. (Das war schon ziemlich lustig oder?)
Also, ganz wichtig. Das heißt, Zeit ist immer relativ. Und darum hilft es manchmal, rational zu bewerten, wie oder wie lange bestimmte Dinge gedauert haben. Damit du für dich selber ein Gefühl dafür bekommst, was du in einer bestimmten Zeiteinheit erledigt bekommst.
Ich habe immer Unternehmerinnen und Unternehmer, die mir sagen: „Felix, ich habe keine Zeit mehr für das und das. Das habe mich nicht mehr geschafft und das habe ich nicht mehr geschafft.“
Die rennen ihrer Zeit eigentlich immer hinterher. Die haben eigentlich immer ein Zeitproblem. Es gibt viele Leute, die haben immer ein Zeitproblem.
Jetzt habe ich natürlich auch mal Phasen, in denen es etwas zeitintensiver ist. Aber es ist dennoch immer eine Frage der Planung.
So läufts ohne Zeitmanagement
Ein klassisches Beispiel: Du willst eine Wand streichen.
Jetzt kannst du schlau sein und sagen: „gut, ich mache den Eimer auf, nehme einen Pinsel und ich fange an zu streichen“.
So. Dann bist du nach sechs Stunden fertig, der ganze Boden ist dreckig und dann fängst du an alles sauber zu machen und bist am Ende des Tages, nach zehn Stunden, fertig.
Oder, du gehst hin und klebst erstmal alles ab, suchst dir die richtige Farbe aus, besorgst dir die richtige Farbrolle. Und dann bist du nachher nach vier Stunden fertig.
Planung, Durchführung, Evaluation
Das heißt, Zeitplanung hat ganz häufig etwas mit Organisation zu tun. Also dass man eine Aufgabe, die man tun muss, in verschiedenen Schritte einteilt.
Nämlich in die Planung der Aufgabe, in die Durchführung der Aufgabe und vielleicht sogar noch in die Evaluation der Aufgabe.
Nennen wir es mal Planung, Durchführung, Evaluation. P, D, E. Ein anerkanntes Felix von Felix Thönnessen entwickeltes System.
Also wirklich, wenn du Aufgaben angehst, gerade die, die einen höheren Zeitaufwand haben, dann solltest du nicht sofort anfangen, sondern erstmal schlau überlegen, wie du diese Aufgabe angehst.
Und dann zu überlegen: „wie könnte ich die Aufgabe anders oder besser angehen, damit ich zukünftig damit eben ein bisschen weniger Arbeit habe?“
Was ist überhaupt wichtig?
Also effektives Zeitmanagement vereinigt zwei Dinge. Nämlich einmal die Analyse des realistischen Zeitaufwands und die Priorisierung der Aufgaben.
Weil heute ist alles wichtig. Alles ist wichtig. Es gibt noch „sehr wichtig“ und „am allerwichtigsten“ und noch „am allerwichtigsten mit sechs Ausrufezeichen“.
Leute. Du musst dir auch mal bei manchen Aufgaben selber eingestehen, dass manche Sachen vielleicht nicht wichtig sind. Und dass manche Dinge bewusst nach hinten geschoben werden müssen. Dafür muss man priorisieren können.
Wenn du das Gefühl hast, alles ist wichtig, wirst du immer alles gleichzeitig machen müssen. Und der Nachteil ist eigentlich, dass die Dinge, die wirklich wichtig sind, dadurch an Wichtigkeit verlieren. Weil du für die nicht mehr Zeit aufwendest, als für die Dinge, die eventuell nicht ganz so wichtig sind.
Pareto-Prinzip für mehr Zeit
Vielleicht hast du dich mal mit der Pareto auseinandergesetzt? Paretoprinzip: Ganz simpel. Das Problem ist nur, dass die meisten Leute das völlig falsch machen. Also einmal einfach erklärt:
20 Prozent des Aufwandes bei einer bestimmten Aufgabe, erzeugen häufig schon den Output von 80 Prozent!
Um es anders zu formulieren: 20 Prozent Einsatz führen, oft schon zu 80 Prozent Umsatz, Einnahme, et cetera.
Das heißt, ich habe zum Beispiel einen gewissen Teil bei uns im Business, vielleicht 20 Prozent, der sicher aber vielleicht zu 80 Prozent unseren Umsatz generiert.
Und jetzt kommt ein wichtiger Punkt. Nämlich die Leute, die super perfektionistisch sind, die setzen die letzten 20 Prozent für Perfektionismus ein aber diese lohnen sich meist gar nicht.
Wir haben zum Beispiel beim Videodreh so drei Lichtdinger stehen. Wir könnten aber auch sagen: „so, pass mal auf. Wir haben hier acht Meter hohe Decken. Wir installieren jetzt hier noch Lichtspots und das bauen wir dann erstmal sechs Stunden lang auf“.
Dann könnten wir das Licht vielleicht noch ein kleines bisschen besser machen. Aber am Ende des Tages wird es keinen Menschen interessieren. Und dann hätte ich in der selben Zeit lieber fünf Videos mehr gedreht, als diese ganzen Lichtspots.
Break-Event-Point im Zeitmanagement
Das heißt, du musst so ein bisschen sowas wie so ein bestimmten Punkt finden. So ähnlich, wie du das in der Kalkulation manchmal im Break-even-Point-Analyse findest oder benennst.
Du musst den Punkt finden, wo der Einsatz für einen maximal guten Output eben minimal ist. Das heißt also nicht zu suchen, wo kann ich noch optimieren, wo kann ich noch optimieren, wo kann ich noch optimieren? Und immer mehr Arbeit reinstecken, obwohl der Output, der nachher hinten raus kommt nicht nennenswert höher ist.
Zum Beispiel, ich möchte eine Frau im Club kennenlernen. Da gehe ich duschen. Ich ziehe mir was Feines an. Ich mache mir die Haare schön, und und und und und. Aber klar, ich kann natürlich auch noch hingehen und die Haare auf den Armen kämmen.
Das wird wahrscheinlich keinen interessieren, wenn das jetzt zu mehr Mindset, mehr Selbstbewusstsein führt, dann wäre es wieder sinnvoll, aber ansonsten eben nicht.
Das heißt, wirklich hinzugehen an manchen Stellen Energie zu sparen. Das ist Pareto. Und diese Energie in andere Dinge zu investieren.
Eisenhower Matrix
Ein anderes Tool, welches ich sehr hilfreich finde, ist die Eisenhower-Matrix. Die Eisenhower-Matrix geht hin und bewertet, mithilfe einer x- und y-Achse, Dinge, nach „dringend“ und „nicht dringend“, und „wichtig“ und „unwichtig“.
Wenn du das jetzt mal so einteilst, dann hast du vier Kästchen. Diese vier Kästchen erzeugen vier Arten von Aufgaben.
Es gibt sogenannte A-Aufgaben. A-Aufgaben sind die Dinge, die du sofort selber erledigen solltest. Die sind dringend und die sind wichtig.
Es gibt B-Aufgaben. Die solltest du terminieren und selbst erledigen. Die sind wichtig, aber nicht dringend.
Und dann gibt es C- und D-Aufgaben und die machen andere Menschen. Die C Aufgaben solltest du potenziell delegieren, weil sie eben nicht wichtig sind.
D-Aufgaben sind nicht wichtig und nicht dringend. Diese solltest du also entweder in den Papierkorb schieben oder in eine Ablage legen.
Weil ansonsten füllst du auch deine eigene Aufgaben-To-Do-Liste bis ins unendliche. Da stehen immer und immer mehr Sachen drauf. Weil alles ist wichtig. Hier ist es also hilfreich zu elimieren.
Die richtigen Zeitmanagement Tools
Was ich cool finde ist, wenn du zum Beispiel auch für Kunden arbeitest. Du gehst hin und rechnest nach Stunden ab. Für ein effektives Zeitmanagement sind da Tools ganz hilfreich.
Wenn du zum Beispiel so ein Tool wie von unserem Partner SevDesk verwendest, dann kannst du zum Beispiel auch hingehen und sagen: „ich habe für den Kunden so und so viel Stunden aufgewendet“.
Du kannst für den Kunden dann einen bestimmten Stundensatz hinterlegen. Und dann kannst du nachher hingehen und sagen: „ach schau mal, für den Kunden habe ich so und so viel Stunden aufgewendet“. Und kannst nachher diese Stunden sofort in die Abrechnung geben. Auch das ist alles eine Frage der Organisation.
Deine Zeitfresser
Zwei, drei Tipps zum Ende. Schreibe dir doch mal deine Zeitfresser auf. Was sind so die Sachen, für die du lange brauchst? Die viel Zeit einnehmen?
Weil eigentlich haben wir doch jeden Tag super viel Zeit. Wo geht die Zeit denn hin? Das muss man herausfinden um gutes Zeitmanagement zu haben.
Dann muss man rausfinden, welche von den Zeitfressern sind sinnvoll. Wenn ich Leute bei uns oder bei mir im Mentoring oder in der Mastermind habe, dann sage ich den Leuten immer: „hey, pass mal auf, mache mal Folgendes: Schreibe mal eine Woche lang alle Aufgaben auf, die du machst“.
Viele Leute sind dann total überrascht: „Gott, habe ich viel Arbeit in Social Media gesteckt“. Alles eine Frage des Zeitmanagements. Auch Sachen wir fahrten zu deinen Kunden oder Terminen können enorme Zeitfresser sein. Oder „ich muss ja das und das jeden Tag machen“.
Müssen tust du erstmal gar nichts
Ich meine, ich sage immer, man muss auf Klo. Sonst musst du jetzt erstmal gar nichts. Und da ist es halt sinnvoll, wirklich zu ermitteln, welche dieser Bestandteile auch bei bestimmten Projekten wirklich sinnvoll sind, und welche dieser Sachen sollte man vielleicht rausschmeißen.
Also die-, sowohl das Pareto als auch die Eisenhower-Matrix mal zu nutzen. Und für sich selber mal aufzuschreiben, okay, woran arbeite ich denn? Wie lange brauche ich denn hier jedes Mal für die ganzen Videos? Und dann auch zu überlegen, lohnt sich auch der Gesamtoutput?
Viele Leute machen auch Dinge, die gar nichts bringen. Ein kleines Beispiel:
Sagen wir mal, du gehst jeden Tag ins Fitnessstudio und bist auf dem Kardiogerät. Und dann kommst du nach Hause und haust dir jeden Tag drei Schokocroissants rein. Ja, gut.. Das Eine frisst das Andere halt ein bisschen auf (bzw. du hast den sprichwörtlich aufgefressen).
Also acht mal wirklich darauf. Weil wenn du deine Zeit für die richtigen Dinge einsetzt, dann kannst du auch effizient arbeiten.
Effektivität und Effizienz
Viele Leute machen den Fehler, dass sie einen bestimmten Prozess machen. Den machen sie vielleicht sogar gut. Das ist Effektivität. Aber Effizienz ist, die richtigen Dinge zu tun.
Also nicht die Dinge richtig zu tun, sondern die richtigen Dinge zu tun. Die Dinge, dich auch wirklich zu deinem Ziel bringen. Auch hier große Empfehlung, sich mal mit dem Unterschied von Effektivität und Effizienz auseinander zu setzen.
So, ich hoffe, diese Tipps helfen dir. Wenn du dein Business mal von uns gecheckt haben willst, dann werfe mal einen Blick auf unseren Business-Check. Dort schauen wir uns kostenlos dein Business an, geben dir ein Feedback und helfen dir auch dein Zeitmanagement noch ein bisschen besser in den Griff zu bekommen.
Also auf bald. Schön, dass du bis hier gelesen hast.
Bleib motiviert
Dein Felix
